کنترل هزینه در رستوران یکی از مهمترین عوامل حفظ سودآوری و جلوگیری از هدررفت منابع است. در این مقاله ابتدا مفهوم کاست کنترل و انواع هزینههای رستوران بررسی میشود و سپس نحوه کنترل هزینههای مواد اولیه در نرمافزار پوپک سیستم پارت بهصورت گامبهگام توضیح داده خواهد شد.
الف – تعریف کاست کنترل و وسعت عملکرد آن
کاست کنترل به معنی مدیریت و کنترل هزینههای رستوران است تا از هدررفت مالی جلوگیری شود و کیفیت غذا و خدمات در سطح مطلوب باقی بماند. این روش کمک میکند مشکلاتی مثل هدررفت مواد اولیه، خرید اشتباه، سهمبندی نامنظم غذا، برنامهریزی نادرست نیروی انسانی و قبوض بالا قبل از تبدیل شدن به ضرر جدی کنترل شوند.
کاست کنترل رستوران چیست و چه فرقی با کم کردن کیفیت دارد؟
کاست کنترل یا کنترل هزینه (cost control) یعنی تصمیمگیری آگاهانه درباره اینکه پول رستوران باید در کدام بخشها هزینه شود و کجا باید جلوی خرجهای اضافی را گرفت. در این رویکرد، هدف فقط کمکردن هزینهها نیست؛ بلکه بررسی و مدیریت آنهاست تا مشخص شود کدام خرج ضروری است و کدام خرج بدون اثر روی کیفیت یا رضایت مشتری انجام میشود. به همین دلیل، کاست کنترل با کمکردن کیفیت خدمات و ارزش غذا فرق دارد و تمرکزش روی حذف بینظمی و هزینههای غیرضروری است.
مرز کاست کنترل سالم را میتوان اینطور مشخص کرد:
کاست کنترل یعنی خرج درست، نه خرج کمتر به هر قیمت
هدف آن کم کردن دورریز و اشتباه است، نه کوچک کردن غذا یا افت کیفیت
نتیجه آن تصمیمهای دقیقتر در خرید، منو، سهمبندی غذا و برنامهریزی شیفتها است
هزینههای رستوران از کجا میآید؟
برای اینکه فرمولها و درصدها قابل فهم باشند، اول باید بدانیم پول رستوران دقیقاً در چه بخشهایی خرج میشود. همه هزینهها را میتوان در دو گروه اصلی دید که هر کدام رفتار متفاوتی دارند و روش کنترلشان هم فرق میکند.
١ . هزینههای ثابت
هزینههای ثابت آن دسته از خرجهایی هستند که با شلوغی یا خلوتی رستوران تغییر نمیکنند. اجاره ملک، برخی مجوزها، حقوقهای ثابت مدیریتی و هزینههایی از این جنس هر ماه باید پرداخت شوند، حتی اگر فروش کم باشد. این هزینهها معمولاً قابل حذف نیستند، اما با بودجهبندی دقیق و بازنگری دورهای میتوان فشارشان را کنترل کرد.
٢ . هزینههای متغیر
هزینههای متغیر با میزان فروش و حجم فعالیت رستوران تغییر میکنند و معمولاً بیشترین فشار مالی از همین بخش میآید. اگر این هزینهها مرتب دیده نشوند، آرام و بیصدا سود رستوران را کم میکنند. کنترل این بخش، اصلیترین فرصت برای اجرای درست کاست کنترل است.
هزینههای متغیر و پنهانی که باید مرتب بررسی شوند شامل موارد زیر هستند:
مواد اولیه غذا و نوشیدنی که بر اساس فروش مصرف میشوند
دستمزد ساعتی کارکنان سالن و آشپزخانه
قبوض آب، برق و گاز که با ساعت کاری بالا میروند
مواد مصرفی آشپزخانه و سالن مثل دستمال، شوینده و بستهبندی
هزینههایی که بهخاطر هدررفت، خرابشدن مواد یا مصرف بیبرنامه ایجاد میشوند
ب – نحوه عملکرد کنترل هزینههای متغیر بر اساس نرمافزار پوپک سیستم پارت:
در مبحث کنترل هزینههای متغیر ، مهمترین عنصر هزینه در صنعت رستوران ، هزینه مواد اولیه می باشد. در صورت عدم کنترل هزینه مواد ، چه بسا خسران جدی به رستوران تحمیل میگردد. در برخی نرمافزارها روش کنترل مواد از طریق سیستم فروش و انبار می باشد . در واقع به محض ثبت یک فاکتور فروش ، مواد اولیه به صورت اتومات و از طریق سیستم انبار و بر اساس استاندارد مصرف حواله ثبت می شود. در این روش دو مشکل اساسی وجود دارد :
١ . مواد اولیه مرتبط با کالاهای نیم ساخته شناسایی نمی شوند و یا در صورت شناسایی در زمان مصرف ( تاریخ مشخص) حواله به درستی شناسایی نمی شود. در صورتی که کالای نیم ساخته حواله زده شود ، میبایست قبل از آن حواله مواد مرتبط با آن کالای نیم ساخته در سیستم ثبت شده باشد و چون این عملیات به صورت دستی انجام می گیرد ، قاعدتا احتمال خطا مرتبط با حواله نیز بالا می باشد.
٢ . با توجه به اینکه حواله بر اساس استاندارد مصرف و به صورت اتومات ثبت می شود ، انبار دار هیچ نظارتی بر آن نداشته و در صورت مصرف بیشتر و یا کمتر مواد اولیه در واقعیت ، شناسایی آن صرفا در زمان انبارگردانی میسر می باشد.
نحوه کنترل مواد :
۱ . مراحل و ایستگاههای کاری در رستوران شناسایی گردد. مثلا ایستگاه آماده سازی ، ایستگاه آشپزخانه، ایستگاه فر و … مراحل و ایستگاههای شناسایی شده را در زیرسیستم مهندسی محصول بخش مراحل وارد می کنیم.
نکته : هر مرحله میبایست مرکز هزینه مرتبط با آن در حسابداری مشخص شود. چون هزینه جذب مواد ، مرتبط با آن مرکز هزینه می باشد.
۲ . میبایست درخت محصول مرتبط با هر محصول را شناسایی کرد. در واقع رسپی یک محصول رستورانی شامل مواد اولیه و کالای نیم ساخته با مقدار مشخص می باشد. سپس رسپیها را در زیر سیستم مهندسی محصول در بخش BOM وارد می کنیم.
نکته : مرحله جذب هر ماده اولیه و یا کالای نیم ساخته در ساختار BOM میبایست مشخص گردد.
۳ . اکنون که رسپی هر محصول مشخص گردیده است ، زمان آن فرا رسیده است که برنامه تولید هر محصول به صورت روزانه تهیه گردد. مدلهای آماری متفاوت و تحلیل داده های متنوعی در برنامهریزی تولید وجود دارد از جمله نرخ میانگین بر اساس نوع تعطیلات ، مناسبتها و … وجود دارد که می توان پیش بینی میزان فروش را بر اساس روند گذشته انجام داد. برای اینکه برنامه تولید را به واحدهای تولید اعلام کنیم میبایست پس از تهیه پیش بینی فروش ، موجودی داخل خط تولید را نیز به صورت شهودی کنترل کرده و برنامه را که تفاضل پیش بینی فروش از مقدار موجودی می باشد را مبنای تولید روز جاری قرار دهیم.
۴ . پس از تهیه پیش بینی مقدار تولید ، برگه درخواست عملیات را باز نموده و انبار محصول را انتخاب می نماییم. پیش بینی مقدار تولید روزانه را در درخواست عملیات از نوع رسید ثبت می نماییم.
۵ . مجدد به برگه درخواست عملیات رفته و برگه جدیدی از نوع حواله باز می کنیم.از ابزار چکش پایین گزینه صدور بر اساس BOM را انتخاب می کنیم.
۶ . در پنجره صدور بر اساس BOM ، درخواست عملیات رسید تجمیعی را انتخاب و شماره درخواست عملیات رسید ( بند4) را در فیلد مربوطه جستجو می کنیم. پس از یافتن شماره درخواست رسید ، گزینه جستجو را از پایین پنجره انتخاب کرده و فهرست مواد مورد نیاز در برگه مشاهده میگردد. گزینه ذخیره را انتخاب و پنجره بسته می شود.
۷ . درخواست حواله از انبار بر اساس برنامه تولید صادر گردید. بر اساس درخواست ، واحد انبار میبایست کلیه مواد لازم را آماده و در اختیار واحد های مرتبط قرار دهد.
۸ . برگه حواله را باز نموده و سپس از ابزار چکش گزینه صدور از درخواست عملیات را انتخاب می کنید.
۹ . در پنجره باز شده ، درخواست حواله مورد نظر را انتخاب و حواله را صادر می کنید.
بدین ترتیب ، مقدار مواد اولیه و کالای نیم ساخته به میزان برنامه پیش بینی شده وارد خط تولید میگردد.
کنترل و مغایرت گیری برنامه تولید:
پس از اتمام کار رستوران و در پایان وقت کاری ( یا ابتدای صبح) ، میبایست میزان فروش هر کالا با مقدار برنامه کنترل گردد و مغایرت بین برنامه با میزان واقعی فروش تهیه گردد. این اختلاف در قالب محصول یا مواد معادل محصول باید در میزان موجودی داخل خط تولید قابل مشاهده باشد. در صورت عدم موجودی میبایست تحلیل پارتو از علل نبود محصول و یا مواد اولیه معادل آن بررسی و تهیه گردد.( اشتباه در رسپی، مصرف اضافه ، سوختن و خراب شده محصول و …) و در قالب گزارش به مدیریت ارائه گردد.
مزایای اجرای کاست کنترل با نرمافزار پوپک سیستم پارت
نرمافزار پوپک سیستم پارت با یکپارچهسازی اطلاعات فروش، انبار، مهندسی محصول، تولید و حسابداری، امکان کنترل دقیق هزینههای رستوران را فراهم میکند. برخی از مهمترین مزایای استفاده از این سیستم عبارتاند از:
کنترل دقیق مصرف مواد اولیه بر اساس رسپی استاندارد هر محصول
مدیریت کالاهای نیمهساخته و جلوگیری از خطا در محاسبه مصرف واقعی مواد
تعریف ساختار BOM و درخت محصول برای انواع غذاها، نوشیدنیها و محصولات تولیدی
امکان برنامهریزی تولید روزانه بر اساس پیشبینی فروش و موجودی واقعی
ردیابی مغایرت بین مقدار برنامهریزی شده و مقدار واقعی مصرف یا فروش
محاسبه و تحلیل بهای تمام شده محصولات با استفاده از اطلاعات واقعی عملیات
امکان تعریف مراکز هزینه و تخصیص دقیق هزینهها به بخشهای مختلف رستوران
کاهش هدررفت مواد اولیه و افزایش بهرهوری واحدهای تولید و آشپزخانه
ارائه گزارشهای مدیریتی جهت تصمیمگیری سریع و کنترل سودآوری
ایجاد ارتباط یکپارچه میان سیستم انبار، تولید، حسابداری و بهای تمام شده
به کمک این قابلیتها، مدیران رستوران میتوانند علاوه بر کنترل هزینه مواد اولیه، بهای تمام شده واقعی محصولات را محاسبه کرده و نقاط ایجاد اتلاف یا کاهش سود را بهصورت دقیق شناسایی کنند.
جمع بندی:
در صنعت رستوران، کنترل دقیق هزینهها و مدیریت مصرف مواد اولیه نقش مهمی در افزایش بهرهوری و سودآوری دارد. نرمافزار پوپک سیستم پارت با یکپارچهسازی فرآیندهای فروش، انبار، تولید و حسابداری، امکان کنترل کاست و محاسبه بهای تمام شده واقعی را فراهم کرده و به مدیران کمک میکند تصمیمهای دقیقتری در مدیریت رستوران اتخاذ کنند.
برای آشنایی بیشتر با نرم افزارهای مدیریت رستوران و کنترل هزینه ، سایر آموزش های سایت را نیز مطالعه کنید.
نکته : هر مرحله میبایست مرکز هزینه مرتبط با آن در حسابداری مشخص شود. چون هزینه جذب مواد ، مرتبط با آن مرکز هزینه می باشد.
۲ . میبایست درخت محصول مرتبط با هر محصول را شناسایی کرد. در واقع رسپی یک محصول رستورانی شامل مواد اولیه و کالای نیم ساخته با مقدار مشخص می باشد. سپس رسپیها را در زیر سیستم مهندسی محصول در بخش BOM وارد می کنیم.
نکته : مرحله جذب هر ماده اولیه و یا کالای نیم ساخته در ساختار BOM میبایست مشخص گردد.
۳ . اکنون که رسپی هر محصول مشخص گردیده است ، زمان آن فرا رسیده است که برنامه تولید هر محصول به صورت روزانه تهیه گردد. مدلهای آماری متفاوت و تحلیل داده های متنوعی در برنامهریزی تولید وجود دارد از جمله نرخ میانگین بر اساس نوع تعطیلات ، مناسبتها و … وجود دارد که می توان پیش بینی میزان فروش را بر اساس روند گذشته انجام داد. برای اینکه برنامه تولید را به واحدهای تولید اعلام کنیم میبایست پس از تهیه پیش بینی فروش ، موجودی داخل خط تولید را نیز به صورت شهودی کنترل کرده و برنامه را که تفاضل پیش بینی فروش از مقدار موجودی می باشد را مبنای تولید روز جاری قرار دهیم.
۴ . پس از تهیه پیش بینی مقدار تولید ، برگه درخواست عملیات را باز نموده و انبار محصول را انتخاب می نماییم. پیش بینی مقدار تولید روزانه را در درخواست عملیات از نوع رسید ثبت می نماییم.
۵ . مجدد به برگه درخواست عملیات رفته و برگه جدیدی از نوع حواله باز می کنیم.از ابزار چکش پایین گزینه صدور بر اساس BOM را انتخاب می کنیم.
۶ . در پنجره صدور بر اساس BOM ، درخواست عملیات رسید تجمیعی را انتخاب و شماره درخواست عملیات رسید ( بند4) را در فیلد مربوطه جستجو می کنیم. پس از یافتن شماره درخواست رسید ، گزینه جستجو را از پایین پنجره انتخاب کرده و فهرست مواد مورد نیاز در برگه مشاهده میگردد. گزینه ذخیره را انتخاب و پنجره بسته می شود.
۷ . درخواست حواله از انبار بر اساس برنامه تولید صادر گردید. بر اساس درخواست ، واحد انبار میبایست کلیه مواد لازم را آماده و در اختیار واحد های مرتبط قرار دهد.
۸ . برگه حواله را باز نموده و سپس از ابزار چکش گزینه صدور از درخواست عملیات را انتخاب می کنید.
۹ . در پنجره باز شده ، درخواست حواله مورد نظر را انتخاب و حواله را صادر می کنید.
بدین ترتیب ، مقدار مواد اولیه و کالای نیم ساخته به میزان برنامه پیش بینی شده وارد خط تولید میگردد.
Leave a comment